Работа кладовщика
Основными рабочими процессами Кладовщика являются пополнение склада ингредиентами, сборка заказов оператору и прием излишков товаров от оператора.
Для работы кладовщика разработан интерфейс кладовщика. Назначить пользователю данный интерфейс можно в справочнике «Пользователь базы данных».
Пользователю необходимо установить следующие роли:
  • Кладовщик;
  • (ZetaVending) Кладовщик;
  • Пользователь.
Более подробно о настройках пользователей можно ознакомиться здесь.

Пополнение склада ингредиентов

Заказ поставщику

Документ "Заказ поставщику" вносится на Ваше усмотрение. Если в работе Вашей организации не предусмотрена работа с заявками, пополнение склада ингредиентов можно осуществлять напрямую, созданием документа "Поступление товаров и услуг".
Для пополнения склада ингредиентами составьте заявку поставщику на заказ товара. Это осуществляется с помощью документа Заказ поставщику (Документы Закупки Заказы поставщикам).
В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить» и в верхней части открывшейся формы нового заказа выберите поставщика в поле Контрагент.
Далее заполните табличную часть требуемым товаром, нажатием на «Добавить» или «Подбор» (при подборе установите флаг в строке Количество и Показывать остатки, для отображения графы с информацией о количестве доступных позиций). Укажите количество и цену заказываемого товара. После заполнения, произведите запись документа.

Поступление товаров от поставщика

Поступление товаров от поставщиков оформляется с помощью документа Поступление товаров и услуг. Данный документ можно создать двумя способами:
  • через документ заказа поставщику;
  • через главное меню.
Поступление товаров на основании заказа поставщику
В списке документов Заказы поставщикам нажмите правой кнопкой мыши на строку с соответствующим заказом и выберите На основании Поступление товаров и услуг.
Либо откройте документ Заказ поставщику, по которому поставщик выполнил поставку товара. В документе нажмите кнопку «Ввод на основании» и выберите пункт Поступление товаров и услуг.
В сформированном документе Поступление товаров и услуг значения всех полей будут импортированы из заявки-основания.
Обратите внимание, что содержимое документа поступления аналогично заказу поставщику, разницу составляет наличие флагов учета в верхнем правом углу документа: управленческий учет, бухгалтерский учет, налоговый учет. Установка данных флагов настраивается для каждого пользователя в отдельности, а подставляются они в документ автоматически.
Проверьте данные в документе и нажмите ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.
Поступление товаров (через главное меню)
Для создания документа поступления пройдите по ссылке меню Документы → Закупки → Поступления товаров и услуг. В верхней строке меню нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать новый документ поступления.
В открывшемся окне укажите название компании – поставщика в поле Контрагент и заполните табличную часть документа нажав на Добавить (или Подбор), чтобы ввести данные о поступивших товарах. В созданной строке заполните:
  • количество единиц поступившего товара;
  • единицу - в чем поступил товар, согласно накладной (например, упаковка);
  • коэффициент - сколько базовых единиц в единице поступления товара (например, 1 упаковка = 10 шт);
  • цена.
Также нажатием на Цена и валюта, установить учитывается ли НДС.
После внесения данных обо всех товарах и услугах нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.

Возврат товаров поставщику

Для оформления возврата товаров поставщику необходимо создать документ по ссылке меню Документы → Закупки→ Возвраты товаров поставщикам.
В созданном документе возврата следует указать Контрагента (поставщика, осуществляемому возврат товара), а также в табличной части заполнить:
  • номенклатуру (внести кнопкой Добавить или Подбор);
  • количество и единицу измерения товара;
  • по возможности вручную установить Документ поступления и (или) Заказ товара;
  • указать качество товара: новый, просрочен.
Крайне рекомендуется ввод документа возврата товара поставщику на основании соответствующего документа поступления.
При создании документа возврата товара на основании документа его поступления, следует в документе Поступление товаров и услуг нажать на Ввести на основании → Возвраты товаров поставщикам.
В сформированном документе Возврат товаров поставщику значения всех полей будут импортированы из документа поступления. Таким образом, скорректировав список номенклатуры и (или) ее количество для возврата, в табличной части документа, необходимо произвести запись и проведение документа.
После оформления документа возврата, товар полностью или частично уйдет со склада.
Так, на рисунке выше, представлен документ возврата на основании поступления товара, где из 10 бутылок Кока-Колы 2 возвращены поставщику, в связи с браком упаковки.

Инвентаризация склада

Для создания документа инвентаризации необходимо пройти по ссылке меню Документы → Запасы → Инвентаризации товаров на складах и нажать на кнопку «Добавить».
В открывшемся окне следует выбрать Склад, указать Номенклатуру или Номенклатурную группу для инвентаризации, в табличной части - нажать на Заполнить → Заполнить по остаткам на складе.
После создания документа, формируем удобную для себя печатную форму (кнопка «Печать») и выдаем ее кладовщику для обхода инвентаризируемого склада.
Затем в графе Количество следует указать фактическое (реальное) количество товара на складе. При выявлении расхождений в количестве товаров, необходимо создать документ:
  • Оприходование товаров - если фактическое количество товара оказалось больше;
  • Списание товаров - если фактическое количество товара оказалось меньше.
Таким образом, следует произвести корректировку товаров на складе и актуализировать данные об остатках.
По окончанию работы с документом инвентаризации необходимо установить флаг в верхнем правом углу в поле Обработана.

Оприходование товаров

Откройте документ инвентаризации, скопируйте дату его создания и нажмите Ввести на основании → Оприходование товаров.
В открывшемся окне документа оприходования вставьте скопированную дату и проверьте данные автоматически заполненной табличной части. Проведите документ для формирования оприходования.

Списание товаров

Откройте документ инвентаризации, скопируйте дату его создания и нажмите Ввести на основании → Списание товаров.
В открывшемся окне документа списания вставьте скопированную дату и проверьте данные автоматически заполненной табличной части. Проведите документ для формирования списания.

Выдача товара оператору

В системе реализовано 2 варианта выдачи товара оператору: 1) на основании документа «Внутренние заказы»; 2) прямым перемещением, путем создания документа «Перемещение товаров».

Внутренние заказы

Данный документ может быть сформирован автоматически, после того, как оператор на терминале сбора данных и после обмена данными, автоматически отобразиться в журнале внутренних заказов. Процесс формирования заказа оператором на ТСД описан здесь.
Для создания документа вручную необходимо открыть Документы → Запасы (Склад) → Внутренние заказы, нажать на «Добавить» и на вкладке Дополнительно указать Автомат, ассортимент которого планируется к пополнению.
На вкладке Товары, при нажатии на Заполнить, можно произвести выбор:
  • Заполнить по ассортименту ТА - формируется табличная часть документа из ассортимента соответствующего автомата;
  • Заказ на полную емкость, Заказ на 2/3 емкости, Заказ на 1/2 емкости, Заказ на 1/3 емкости - использовании данного функционала возможно при формировании документа для снекового торгового автомата. Таким образом, исходя из данных о емкости контейнеров, системой будет предложено количество соответствующего ассортимента для загрузки в автомат;
  • Заказ до полного - формирование количества загружаемого ассортимента производится исходя из текущих остатков и сведений телеметрии. Например, при использовании системы мониторинга Вендотек или Телеметрон, нам всегда будут известны данные о текущих остатках в торговом автомате.
Также, при создании документа, если на вкладке Дополнительно не указывать Автомат, но установить значение «На дату», при нажатии Заполнить → Заказ до полного на вкладке Товары, в табличной части будет подгружен ассортимент тех торговых автоматов, которые имеются в плане обслуживания данного оператора на указанную дату (Зета Вендинг → Документы → Установка плана работы оператора).
На вкладке Дополнительно также важно установить Статус заказа:
  • Открыт, если в дальнейшем сборкой заказа будет заниматься кладовщиком;
  • Собран, если сразу, на основании документа, создается документ перемещения

Перемещение товаров

Для регистрации факта передачи товара используется документ Перемещение товаров. Открытие данного документа осуществляется из главного меню: Документы → Запасы Перемещения товаров. Создайте новый документ перемещения и заполните:
  • поле «Отправитель» - склад выдачи товара;
  • поле «Получатель» - выбрать оператора;
  • табличную часть документа кнопкой Добавить или Подбор.
Если в работе Вашей организации используется штрихкодирование, то используя терминал сбора данных или отдельный сканер на складе, можно автоматизировать работу кладовщика, тем самым ускорить ее, производя подбор товара в документы считыванием штрихкодов.
По окончанию заполнения документа перемещения необходимо сохранить введенные данные.
Таким же образом фиксируются перемещения товаров между складами.

Сборка заказов операторам

Для сборки заказов операторам откройте Рабочее место кладовщика.
Рабочее место кладовщика состоит из закладок, в каждой из которых представлен список заказов с указанием стадии их обработки.
Оператор может создать заявку через мобильное приложение как на собственный склад, так и на склад торгового автомата.
Рабочее место кладовщика содержит четыре закладки:
  • ВСЕ – в этой вкладке можно увидеть все заказы во всех статусах на текущий момент;
  • Открытые – заказы поступили, но еще не обработаны;
  • В сборке – заказы в данный момент собираются;
  • Собранные – заказы собраны и готовы к отгрузке.
Зеленым цветом представлены заказы, созданные автоматически системой Автозакупщика.
Справа представлена табличная часть, отображающая состав заказа, который выделен из списка.

Прием заказа

Все поступающие заказы появляются на закладке Открытые.
Для приёма поступившего заказа выделите его в списке и нажмите кнопку Принять заказ. Если Вы хотите принять все заказы, находящиеся в стадии Открыт, то нажмите кнопку Принять все заказы.
После принятия заказа формируется его печатная форма, а сам заказ переходит в стадию Собирается.

Сборка заказа

Для того, чтобы отметить, что заказ собран, найдите заказ на вкладке В сборке и откройте его двойным щелчком левой кнопки мыши. В открывшейся форме проставьте количество собранного товара
При проставлении в графе Собрано количества товара, отличающегося от заказанного на сборку, в графе Отказано автоматически проставляется количество недостающего товара.
После введения всех данных нажмите кнопку Заказ собран, чтобы система сформировала печатную форму накладной на перемещение, а заказ перешел в стадию Собран. Бланк заявки положите в корзину с собранным заказом.
В результате будет создан документ Перемещение товаров, в котором в качестве получателя будет указан склад оператора.

Ведомость по товарам на складах

Для того, чтобы открыть отчет необходимо пройти по ссылке меню Отчет → Ведомость товаров на складах. Данный отчет позволяет сформировать информацию о количестве ингредиентов на складе в их базовых единицах хранения.
Можно корректировать отображение отчета, нажатием на Настройка параметров отчета, например, если указать в группировке строк Номенклатура = Иерархия, то в табличной части будет отображаться данные по подпапкам (в соответствии созданным группам номенклатуры).
Также в отчете можно производить расшифровку данных, например, проанализировать остатки товара на складе по документам движения.