Работа кассира

Основными рабочими процессами Кассира являются:

• Выдача денежных средств подотчетным лицам (операторам);

• Оплата заказов поставщикам;

• Получение инкассированных денег.

Для работы кассира разработан интерфейс кассира. Назначить пользователю данный интерфейс можно в справочнике «Пользователь базы данных».

Пользователю необходимо установить следующие роли:

• (ZetaVending) Кассир;

• Пользователь.

Также пользователю следует записать основные доп. настройки значений для подстановки в документы и справочники.

Более подробно о настройках пользователей можно ознакомиться здесь.

Внутренние перемещения наличных денежных средств

Вызов данного документа осуществляется по ссылке меню Документы → Внутренние перемещения наличных денежных средств.

Выдача денежных средств оператору на сдачу в торговый автомат

При создании оператором заявки на выдачу денежных средств на сдачу, после синхронизации мобильного устройства с базой данных 1С, в списке документов Внутренние перемещения наличных денежных средств появляется новая строка. При этом документ будет не проведённым, о чем свидетельствует его значок в виде белого листа, а в графе Комментарий - указан номинал и количество монет, затребованных оператором.

Кассиру необходимо установить флаг Оплачено и нажать ОК (провести документ), чтобы зафиксировать выдачу наличных денежных средств оператору.

Если в работе Вашей организации ведется без заявок с терминала сбора данных от оператора, то документ Внутренние перемещения наличных денежных средств создается вручную.

В новом окне документа следует установить:

• Касса-получатель;

• Сумма документа;

• флаг Оплачено;

• Статья движения денежных средств.

Загрузка денежных средств в аппарат на сдачу

При использовании ручного снятия статистики

После того, как оператор произведет загрузку сдачи в торговый автомат, кассиру в документе Внутренние перемещения наличных денежных средств следует указать загруженную сумму, торговый автомат и выбрать соответствующую статью движения денежных средств - «Загружено в автомат на сдачу». Также необходимо указать дату и время исходя из данных о дате и времени обслуживания торгового автомата.

Для анализа движения денежных средств, выданных оператору на сдачу у Бухгалтера имеется доступ к отчету по ссылке меню Зета Вендинг → Отчеты → Отчет по операторы → Отчет по сдаче. Отчет содержит информацию из данных статистики торгового автомата (загруженные и выгруженные денежные средства), таким образом, можно анализировать, например, перерасход сдачи, если сдача оператору не выдавалась, но согласно статистике была произведена загрузка денежных средств в автомат.

Приходные/расходные кассовые ордера

Все перемещения денежных средств оформляются стандартными документами: Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.

Работа с подотчетными лицами

Расходный кассовый ордер

Если в Вашей компании закупку ингредиентов выполняет подотчетное лицо, которому выдается аванс, то зафиксируйте выдачу аванса документом Расходный кассовый ордер.

Для этого, откройте Документы → Расходные кассовые ордера и создайте новый документ, нажатием на «Добавить». В открывшейся форме окна, нажмите кнопку Операция и выберите пункт Выдача денежных средств подотчетнику

В документе Выдача денежных средств подотчетнику укажите название Вашей компании в поле Организация, затем выберите Кассу, из которой будут выданы деньги, сумму, имя подотчетного лица и валюту взаиморасчетов.

После внесения всех данных нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.

Приходный кассовый ордер

Если подотчетное лицо расходует не все выданные денежные средства, то отметьте возврат в документе Приходный кассовый ордер.

Для этого, откройте Документы → Приходные кассовые ордера и создайте новый документ, нажатием на «Добавить». В открывшейся форме окна нажмите кнопку Операция и выберите пункт Возврат денежных средств подотчетником.

Внутри документа укажите название Вашей компании в поле Организация, затем выберите Кассу, в которую возвращены деньги, введите имя подотчетного лица, документ выдачи аванса и возвращаемую сумму.

После внесения всех данных нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.

Авансовые отчеты

Если ингредиенты на склад были закуплены подотчетным лицом, их поступление формируется с помощью авансового отчета.

Для этого, пройдите по ссылке меню Документы → Закупки → Авансовые отчеты и создайте новый документ, нажатием на «Добавить».

В открывшейся форме документа укажите название Вашей компании в поле Организация, имя отчитывающегося сотрудника - Подотчетное лицо и выберите Склад, на который поступили товары.

В табличной части документа на вкладке Авансы нажмите кнопку «Заполнить», чтобы в таблице появились данные о выданном подотчетнику авансе.

Затем перейдите на вкладку Товары и нажмите кнопку Добавить, чтобы ввести данные обо всех товарах, купленных подотчетным лицом. В созданной строке введите номенклатуру товара, количество и сумму покупки.

После внесения всех данных нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.

Инкассация

Для дополнительного контроля перемещения денежных средств из автомата оператору и от оператора в кассу предусмотрен механизм с использованием мешков для инкассации.

Привязка ШК мешка инкассации к обслуживанию определенного автомата и к конкретному оператору происходит только в момент, когда оператор указывает данный штрихкод на терминале сбора данных (мобильном устройстве) при проведении инкассации денежных средств из автомата.

Таким образом, после приема денежных средств кассиром, мешок опять может быть выдан любому оператору для обслуживания любого автомата.

Инкассационный процесс в работе Кассира состоит из двух этапов:

1) Для оформления факта поступления денежного мешка от оператора в кассу необходимо воспользоваться обработкой Поступление мешков инкассации (Документы → Поступление мешков инкассации новая). В открывшейся форме, следует выбрать Оператора, после чего, в табличной части окна отобразятся мешки инкассации, которые он отмечал в своем терминале сбора данных (мобильном устройстве). После считывания штрихкода, или ввода его вручную в поле Считайте штрихкод, нажав на «Оператор сдался» - табличное поле очистится, денежные средства будут переданы на хранение в кассу, однако, числятся они будут все еще на операторе.

2) Расчет денежных средств и ввод подсчитанного номинала необходимо произвести в документ Инкассация (Документы → Инкассация), а при создании документа следует указать ШК Мешка. Если сумма сформированного документа инкассации не совпадает с той, что указана в статистике, то при попытке проведения документа, кассиру будет выдано сообщение о расхождениях. При этом, сами расхождения кассиру не доступны, таким образом, кассир лишь перепроверяет введенные данные подсчитанных денежных средств.

Пользователю с правами администратора доступна информация о расхождениях, при открытии Зета Вендинг → Документы → Инкассация в графе «Расхождения».

Корректировка остатков денег к инкассации

Если после подсчета денег к инкассации, оказалось, что сумма в статистике отличается от подсчитанной, то для закрытия данной разницы, необходимо создать документ Корректировка остатков денег к инкассации (Зета Вендинг → Документы).

В открывшейся форме окна необходимо указать:

• Остаток на дату - дата создания документа инкассации;

• Оператор - ответственный за инкассацию;

• Автомат - торговый автомат;

• ШК Мешка - штрих инкассационного мешка;

• Статус денег - произвести выбор из списка Поступили сведения о деньгах, Приняты в кассу для подсчета, Недосдача или излишек.

Установив настройки отбора нажать на «Отобрать», после чего, в табличной части документа отобразится список документов инкассации. Далее следует установить флаг на строку с необходимой для корректировки инкассации и провести документ (кнопка «ОК»).

Таким образом, произойдет корректировка расхождения суммы инкассации.

Далее Вы можете произвести оприходование/списание скорректированного денежного остатка на кассу оператора или торгового автомата, путем создания документа Внутренние перемещения наличных денежных средств.