Работа кассира

Основными рабочими процессами Кассира являются:

• Выдача денежных средств подотчетным лицам (операторам);

• Оплата заказов поставщикам;

• Получение инкассированных денег.

Для работы кассира разработан интерфейс кассира. Назначить пользователю данный интерфейс можно в справочнике «Пользователь базы данных».

Пользователю необходимо установить следующие роли:

• (ZetaVending) Кассир;

• Пользователь.

Также пользователю следует записать основные доп. настройки значений для подстановки в документы и справочники.

Более подробно о настройках пользователей можно ознакомиться здесь.

Внутренние перемещения наличных денежных средств

Вызов данного документа осуществляется по ссылке меню Документы → Внутренние перемещения наличных денежных средств.

Выдача денежных средств оператору на сдачу в торговый автомат

При создании оператором заявки на выдачу денежных средств на сдачу, после синхронизации мобильного устройства с базой данных 1С, в списке документов Внутренние перемещения наличных денежных средств появляется новая строка. При этом документ будет не проведённым, о чем свидетельствует его значок в виде белого листа, а в графе Комментарий - указан номинал и количество монет, затребованных оператором.

По умолчанию, все заявки с мобильного устройства не проведены.

Кассиру необходимо установить флаг Оплачено и нажать ОК (провести документ), чтобы зафиксировать выдачу наличных денежных средств оператору.

Если в работе Вашей организации ведется без заявок с терминала сбора данных от оператора, то документ Внутренние перемещения наличных денежных средств создается вручную.

В новом окне документа следует установить:

• Касса-получатель;

• Сумма документа;

• флаг Оплачено;

• Статья движения денежных средств.

При отсутствии в списке необходимой статьи движения денежных средств следует создать новую, нажатием на «Добавить».

Загрузка денежных средств в аппарат на сдачу

Загрузка денежных средств на сдачу будет зафиксирована последующей статистикой. Таким образом, на основании документа Формирование продаж будет автоматически сформирован документ Внутреннее перемещение наличных денежных средств с кассы автомата на кассу оператора, проводившего обслуживание.

При использовании ручного снятия статистики

После того, как оператор произведет загрузку сдачи в торговый автомат, кассиру в документе Внутренние перемещения наличных денежных средств следует указать загруженную сумму, торговый автомат и выбрать соответствующую статью движения денежных средств - «Загружено в автомат на сдачу». Также необходимо указать дату и время исходя из данных о дате и времени обслуживания торгового автомата.

Для анализа движения денежных средств, выданных оператору на сдачу у Бухгалтера имеется доступ к отчету по ссылке меню Зета Вендинг → Отчеты → Отчет по операторы → Отчет по сдаче. Отчет содержит информацию из данных статистики торгового автомата (загруженные и выгруженные денежные средства), таким образом, можно анализировать, например, перерасход сдачи, если сдача оператору не выдавалась, но согласно статистике была произведена загрузка денежных средств в автомат.

Приходные/расходные кассовые ордера

Все перемещения денежных средств оформляются стандартными документами: Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.

Более подробно работа с данным документом рассмотрена в руководстве по использованию типовой конфигурации 1С: Предприятие 8. Управление Торговлей, ред. 10.3.

Работа с подотчетными лицами

Расходный кассовый ордер

Если в Вашей компании закупку ингредиентов выполняет подотчетное лицо, которому выдается аванс, то зафиксируйте выдачу аванса документом Расходный кассовый ордер.

Для этого, откройте Документы → Расходные кассовые ордера и создайте новый документ, нажатием на «Добавить». В открывшейся форме окна, нажмите кнопку Операция и выберите пункт Выдача денежных средств подотчетнику

В документе Выдача денежных средств подотчетнику укажите название Вашей компании в поле Организация, затем выберите Кассу, из которой будут выданы деньги, сумму, имя подотчетного лица и валюту взаиморасчетов.

После внесения всех данных нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.

Приходный кассовый ордер

Если подотчетное лицо расходует не все выданные денежные средства, то отметьте возврат в документе Приходный кассовый ордер.

Для этого, откройте Документы → Приходные кассовые ордера и создайте новый документ, нажатием на «Добавить». В открывшейся форме окна нажмите кнопку Операция и выберите пункт Возврат денежных средств подотчетником.

Внутри документа укажите название Вашей компании в поле Организация, затем выберите Кассу, в которую возвращены деньги, введите имя подотчетного лица, документ выдачи аванса и возвращаемую сумму.

После внесения всех данных нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.

Авансовые отчеты

Если ингредиенты на склад были закуплены подотчетным лицом, их поступление формируется с помощью авансового отчета.

Для этого, пройдите по ссылке меню Документы → Закупки → Авансовые отчеты и создайте новый документ, нажатием на «Добавить».

В открывшейся форме документа укажите название Вашей компании в поле Организация, имя отчитывающегося сотрудника - Подотчетное лицо и выберите Склад, на который поступили товары.

В табличной части документа на вкладке Авансы нажмите кнопку «Заполнить», чтобы в таблице появились данные о выданном подотчетнику авансе.

Затем перейдите на вкладку Товары и нажмите кнопку Добавить, чтобы ввести данные обо всех товарах, купленных подотчетным лицом. В созданной строке введите номенклатуру товара, количество и сумму покупки.

После внесения всех данных нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ в системе.

Инкассация

Для дополнительного контроля перемещения денежных средств из автомата оператору и от оператора в кассу предусмотрен механизм с использованием мешков для инкассации.

Обратите внимание, что мешок не привязывается к определенному автомату или оператору на все время использования!

Привязка ШК мешка инкассации к обслуживанию определенного автомата и к конкретному оператору происходит только в момент, когда оператор указывает данный штрихкод на терминале сбора данных (мобильном устройстве) при проведении инкассации денежных средств из автомата.

Нельзя проводить больше одной инкассации в один и тот же мешок, даже если это, тот же самый автомат и оператор, до тех пор, пока кассир не проведет подсчет денег и не освободит мешок!

Таким образом, после приема денежных средств кассиром, мешок опять может быть выдан любому оператору для обслуживания любого автомата.

Инкассационный процесс в работе Кассира состоит из двух этапов:

1) Для оформления факта поступления денежного мешка от оператора в кассу необходимо воспользоваться обработкой Поступление мешков инкассации (Документы → Поступление мешков инкассации новая). В открывшейся форме, следует выбрать Оператора, после чего, в табличной части окна отобразятся мешки инкассации, которые он отмечал в своем терминале сбора данных (мобильном устройстве). После считывания штрихкода, или ввода его вручную в поле Считайте штрихкод, нажав на «Оператор сдался» - табличное поле очистится, денежные средства будут переданы на хранение в кассу, однако, числятся они будут все еще на операторе.

2) Расчет денежных средств и ввод подсчитанного номинала необходимо произвести в документ Инкассация (Документы → Инкассация), а при создании документа следует указать ШК Мешка. Если сумма сформированного документа инкассации не совпадает с той, что указана в статистике, то при попытке проведения документа, кассиру будет выдано сообщение о расхождениях. При этом, сами расхождения кассиру не доступны, таким образом, кассир лишь перепроверяет введенные данные подсчитанных денежных средств.

Данные о расхождениях скрыты от кассира для предотвращения кражи излишка денежных средств!

Пользователю с правами администратора доступна информация о расхождениях, при открытии Зета Вендинг → Документы → Инкассация в графе «Расхождения».

Корректировка остатков денег к инкассации

Если после подсчета денег к инкассации, оказалось, что сумма в статистике отличается от подсчитанной, то для закрытия данной разницы, необходимо создать документ Корректировка остатков денег к инкассации (Зета Вендинг → Документы).

В открывшейся форме окна необходимо указать:

• Остаток на дату - дата создания документа инкассации;

• Оператор - ответственный за инкассацию;

• Автомат - торговый автомат;

• ШК Мешка - штрих инкассационного мешка;

• Статус денег - произвести выбор из списка Поступили сведения о деньгах, Приняты в кассу для подсчета, Недосдача или излишек.

Установив настройки отбора нажать на «Отобрать», после чего, в табличной части документа отобразится список документов инкассации. Далее следует установить флаг на строку с необходимой для корректировки инкассации и провести документ (кнопка «ОК»).

Таким образом, произойдет корректировка расхождения суммы инкассации.

Далее Вы можете произвести оприходование/списание скорректированного денежного остатка на кассу оператора или торгового автомата, путем создания документа Внутренние перемещения наличных денежных средств.